Δυσκολεύεσαι να επικοινωνήσεις με τους πελάτες και τους συναδέλφους σου; Αυτά είναι μερικά μυστικά για να γράφεις καλύτερα email και πώς να κάνεις καλύτερες συζητήσεις.

Μυστικά για να γράφεις καλύτερα email.

• Συμπλήρωσε με σαφήνεια το “Θέμα”. Τράβηξε την προσοχή των παραληπτών σου και προετοίμασέ τους για το περιεχόμενο του email.
• Το περιεχόμενο πρέπει να είναι σύντομο και ξεκάθαρο. Τα μακροσκελή και πολύπλοκα μηνύματα δεν αρέσουν σε κανέναν. Για αυτό ξαναδιάβασε το email σου και κόψε τις περιττές λέξεις.
• Πρόσεξε τον τόνο του κειμένου σου. Επειδή ο γραπτός λόγος δεν μπορεί να μεταφέρει τον τόνο της φωνής σου, φρόντισε να χρησιμοποιήσεις λέξεις που μεταφέρουν τη διάθεσή σου.
• Τσέκαρε την ορθογραφία σου. Τα ορθογραφικά λάθη μπορούν να μειώσουν την εγκυρότητα του email σου.
• Ζήτα μόνο ένα πράγμα. Να είσαι σαφής. Τα πολλά ζητούμενα μπορεί να φοβίζουν τον παραλήπτη και να αργήσει να απαντήσει, μέχρι να καταλάβει όλα τα ζητούμενα.
• Ένα email δεν αντικαθιστά μια συζήτηση. Αντίθετα, χρησιμοποίησε το email για να προετοιμάσεις μια συζήτηση.
• Μην στέλνεις κανένα σημαντικό email, αν προηγουμένως δεν το έχεις σκεφτεί καλά.

Μυστικά για να κάνεις καλύτερες συζητήσεις στις συσκέψεις

• Μην κομπιάζεις και μην λες “εεε…” “κααιιι…” κτλ. Κάνουν τους ακροατές σου, να χάνουν την ουσία των επιχειρημάτων σου. Αν συνηθίζεις να μιλάς έτσι, προσπάθησε να μιλάς πιο αργά, ώστε να προλαβαίνεις να σκέφτεσαι τις λέξεις που θα χρησιμοποιήσεις.
• Άκου προσεκτικά το συνομιλητή σου. Κοίτα τον στα μάτια και επανάλαβε αυτά που κατάλαβες.
• Μπες στο θέμα γρήγορα. Εξασκήσου στο να μπορείς να διατυπώνεις την άποψή σου ή την ερώτησή σου με μία μόνο πρόταση.
• Μην απαντάς στο κινητό σου και μην τσεκάρεις το email σου. Επικέντρωσε όλη την προσοχή σου στον συνομιλητή σου, για να δείξεις πρώτον ότι τον σέβεσαι και δεύτερον, ότι πραγματικά σε ενδιαφέρει αυτή η συζήτηση.
• Πέρασε το μήνυμά σου με μια ιστορία. Οι ιστορίες ενεργοποιούν διαφορετικά σημεία του εγκεφάλου και βοηθούν τους ακροατές να κατανοήσουν καλύτερα το μήνυμά σου.
• Να έχεις αυτοπεποίθηση. Μην σαμποτάρεις τα επιχειρήματά σου, δείχνοντας φόβο και αμφιβολία.
• Να είσαι συγκαταβατικός με τους άλλους. Μην απορρίπτεις αμέσως τις απόψεις των άλλων. Ψάξε για ευκαιρίες να χτίσεις επάνω στις απόψεις των άλλων, ενθάρρυνε το διάλογο και την αμφίδρομη επικοινωνία.
• Πες τι εννοείς αλλά και τι δεν εννοείς. Για να αποφύγεις τις παρεξηγήσεις, πρόλαβε τυχόν παρερμηνεύσεις λέγοντας ξεκάθαρα τι δεν εννοείς με αυτά που λες.

Φωτό από: proing-tenpo.com