Σε μια από τις τελευταίες διαφημίσεις γνωστής εταιρίας κινητής τηλεφωνίας, παρακολουθούμε μια συμμορία να κάνει ληστεία στο υποκατάστημα μιας τράπεζας. Ο αρχηγός μάταια προσπαθεί να καθοδηγήσει τα μέλη της συμμορίας, τα οποία όχι μόνο δεν γνωρίζουν το ρόλο τους αλλά δεν μπορούν να καταλάβουν ούτε καν τις εντολές του. Έτσι καταλήγει στην παράκληση «Ρε παιδιά, ελάτε να οργανωθούμε να κάνουμε μια ληστεία της προκοπής!»
Το ίδιο συμβαίνει και σε πολλές μικρές επιχειρήσεις. Η ανοργανωσιά υπονομεύει σοβαρά την παραγωγικότητα. Αλλά, «Ρε παιδιά, ελάτε να οργανωθούμε να κάνουμε καμιά δουλειά της προκοπής!»
1. Μην αναθέτετε καθήκοντα μόνο προφορικά.
Είναι πολύ εύκολο κάτι να ξεχαστεί, να παρερμηνευτεί και τελικά να μην γίνει. Κι εσείς δεν θα έχετε αποδείξεις ότι το είπατε αλλά δεν έγινε. Αναθέστε τα καθήκοντα γραπτώς και όσο πιο ξεκάθαρα και κατανοητά γίνεται.
2. Βάλτε χρονοδιαγράμματα.
Όταν οι υπάλληλοι σας αναλαμβάνουν κάποια εργασία χωρίς σαφές χρονοδιάγραμμα, τότε η εργασία γίνεται είτε με πολύ αργούς ρυθμούς ή δεν γίνεται καθόλου.
3. Απλοποιήστε τις διαδικασίες.
Αν υπάρχουν πολλά στάδια μέχρι να ολοκληρωθεί κάποια εργασία είναι πολύ εύκολο κάποιο να παραληφθεί. Επιπλέον, οι υπάλληλοι σας μπορεί να αναπτύξουν δικές τους τεχνικές και αυτό τις περισσότερες φορές δεν είναι ούτε σωστό, ούτε παραγωγικό.
4. Περιορίστε την πρόσβαση στο internet και στα e-mails.
Πολλοί υπάλληλοι τσεκάρουν διαρκώς τα e-mails τους, κάνοντας συχνά διαλείμματα από εργασίες που μπορεί να απαιτούν υψηλή συγκέντρωση. Πειραματιστείτε με τον περιορισμό της πρόσβασης στα e-mails και αξιολογήστε τα αποτελέσματα.
5. Επιχείρηση “Καθαρό Γραφείο”.
Ένα ακατάστατο γραφείο γεμάτο χαρτιά είναι η σίγουρη συνταγή για να πάει κάτι λάθος. Πολύ πιθανόν κάποιο χαρτί μπορεί να χαθεί, κάτι να ξεχαστεί και η δουλειά να μείνει πίσω.
6. Παρακολουθείτε στενά την πρόοδο των εργασιών.
Όπως λένε “People do what you inspect — not what you expect.” Σε ελεύθερη μετάφραση οι άνθρωποι κάνουν αυτό που ελέγχεις και όχι αυτό που θέλεις.
Ακολουθώντας αυτές τις μικρές συμβουλές στην πράξη θα οργανώσετε λίγο καλύτερα την επιχείρησή σας και θα βελτιώσετε την παραγωγικότητα σας. Αρκετοί ξέρουν μερικές από τις παραπάνω συμβουλές, αλλά το θέμα είναι να τις εφαρμόζετε όλες.
